A bizonylat magától a helyére kerül
Könyvelőirodáknak, ahol több a munka, mint a kolléga. A begyűjtést, az egyeztetést és a hiánylistát a rendszer végzi, a könyvelő a szakmai munkára jut.
- A bizonylatok ügyfelenként és hónaponként rendezve érkeznek, fotóból is.
- A NAV-lista és a bankkivonat párosításának csak a bizonytalan része marad kézben.
- A hónap eleji „mi hiányzik” levél minden ügyfélnek magától megy ki.
- 41 bejövő számla a NAV-listán, 38 beérkezett
- Hiányzik: 2 szállítói számla, 1 üzemanyag-bizonylat
- Bank: 112 tétel párosítva, 4 kér ránézést
- Hiánylista kiment az ügyfélnek
- Emlékeztető 5 nap múlva
- Párosított tételek importra készen
Hol folyik el az idő, és mi marad belőle.
30–80 óra/hó
ennyi kézi egyeztetést visz el jellemzően a NAV-számlaadat és a bankkivonat párosítása egy irodában
Bizonylat-begyűjtés
Az ügyfél e-mailben, fotón, néha borítékban küldi a számlát; valaki rendezi, és utánajár a hiányzóknak.
NAV és bank egyeztetése
A NAV Online Számla listáját soronként összevetni a bankkivonattal, ügyfelenként.
Hiánylista-levelek
Havonta minden ügyfélnek megírni, mi nem jött még be, aztán emlékeztetni.
- 1Az ügyfél e-mailben, fotón, papíron küldi a bizonylatot
- 2Rendezés ügyfelenként, mappába
- 3NAV-lista és bankkivonat soronként összevetve
- 4Hiánylista kézzel, ügyfelenként megírva
30–80 óra/hókézi munka, minden hónapban
- A bizonylat rendezve, a NAV-adat a bankkal párosítva, a „mi hiányzik” levél magától kiment, a hónap elején
Percekmarad Önnél: csak a kivételek
Négy dolog, ami a rendszerrel együtt jár.
Bizonylat rendezve
E-mail-csatolmány vagy fotó: kiolvasva, ügyfélhez és hónaphoz rendelve, rendezett mappában.
NAV és bank párosítva
Összeg, dátum és partner alapján párba állítva; a bizonytalan tétel megjelölve várja Önt.
Hiánylista-levél magától
Minden ügyfél a saját listáját kapja a hónap elején, emlékeztetővel.
Ügyfélkérdésekre válaszvázlat
Határidő, bér, „megkapták-e”: a rendszer előkészíti, a könyvelő ellenőrzi és küldi.
Hogyan működik, mi kell hozzá, miért most.
Hogyan működik
- A beérkező számlát, legyen az e-mail-csatolmány vagy fotó, a rendszer kiolvassa, ügyfélhez és hónaphoz rendeli, és rendezett mappába teszi. A NAV Online Számlából is lekéri a bejövőket, így kiderül, mi hiányzik.
- A NAV-számlaadat és a bankkivonat tételei összeg, dátum és partner alapján párba állnak. Önhöz csak az kerül, ami nem egyértelmű. A banki kapcsolat mellé mindig kivonat-importot is építünk tartaléknak.
- A hónap elején minden ügyfél megkapja a saját „mi hiányzik” listáját, emlékeztetővel.
- Az adat a meglévő könyvelőprogramja import-formátumában áll elő; a könyvelés ott marad, ahol most.
Mi kell hozzá Öntől
- Egy 30 perces beszélgetés.
- Néhány ügyfél, akivel kezdünk; jellemzően a kisebbek, ahol a legtöbb a fotózott bizonylat.
- Hozzáférés a NAV-hoz, a bankkivonatokhoz és a beérkező postafiókhoz.
- Egy hónap, amikor a kolléga és a rendszer is feldolgoz, hogy összevessük.
Miért éri meg most
A NAV-lista és a bank párosítása egy irodában 30–80 óra havonta, 5 200 Ft-os órabérrel 156 000–416 000 Ft. Ez a munka nem igényel könyvelői tudást, mégis a könyvelő ideje megy rá, egy szakmában, ahol 52 év az átlagéletkor és kevés az utánpótlás.
A saját cégcsoportunkban 470+ számla ment át begépelés nélkül, 1 400 teszten 99%-os pontossággal. Egy bizonylat-feldolgozó folyamat 500 000 Ft-tól indul, fix áron, az üzemeltetés 30 000 Ft/hó-tól. Minden felszabadult óra új ügyfélként jöhet vissza: számla és bank párosítása.
300 000 Ft-tól, fix áron.
- Ingyenes 30 perces beszélgetés — érdemes-e egyáltalán.
- Átvilágítás 120 000 Ft, 1 hét — írásos terv megtérüléssel; megrendelésnél beszámít.
- Építés 300 000 Ft-tól, fele megrendeléskor, fele átadáskor.
- Üzemeltetés 30 000 Ft/hó-tól, havonta felmondható: felügyelet, javítás, havi összefoglaló.
Kinek való
Amire rá tudjuk kötni
Nem kell semmit lecserélnie: a meglévő programjaira, fiókjaira épül.
Amit gyakran ezzel együtt kérnek
A bejövő számlák maguktól bekerülnek a könyvelésbe
A NAV-ból és a postafiókból érkező számlákat a rendszer magától beolvassa, ellenőrzi és könyvelésre előkészíti. Önnek csak a kivételeket kell megnéznie.
Reggel látja, ki fizetett és ki nem
A rendszer a számlákat magától összeveti a bankszámla mozgásaival, a lejárt tartozásokra pedig időben emlékeztetőt küld. Önnek csak a nem egyértelmű tételekre kell ránéznie.
A közös postafiók rendben, a válasz előkészítve
A közös postafiókba érkező leveleket a rendszer témánként szétválogatja, a megfelelő ügyhöz és kollégához rendeli, és a gyakori kérdésekre válaszvázlatot ír. Küldeni mindig ember küld.
Amit a cégvezetők kérdezni szoktak
A könyvelőprogramunkat le kell cserélni?
Nem. A rendszer a meglévő programja elé dolgozik: rendezi, párosítja és előkészíti az adatot. Az import formátumát a programjához igazítjuk, a könyvelés ott marad, ahol most van.
Mennyibe kerül?
Egy bizonylat-feldolgozó folyamat 500 000 Ft-tól indul, fix áron, az üzemeltetés 30 000 Ft/hó-tól. Előtte a folyamat-audit 120 000 Ft, ami 60 napon belüli megrendelésnél beszámít.
Mi van, ha a gép rosszul olvas ki egy számlát?
Ezért van ellenőrzés. A kiolvasott adatot a NAV-ban lévő számlaadattal vetjük össze, ami nem egyezik, azt a rendszer megjelöli, és ember hagyja jóvá. Saját rendszerünkben 1 400 teszten 99% pontosságot mértünk.
Hol vannak az ügyfeleink adatai?
Az iroda saját fiókjaiban és tárhelyén. A feldolgozás Európában fut, minden hozzáférés naplózott, bármikor kikapcsolható, és az adatból senki más nem tanul.
Minden ügyfelünknél működik, vagy csak a nagyoknál?
A kisebb ügyfeleknél térül meg a leggyorsabban, mert ott a legtöbb a szétszórt, fotózott bizonylat. Az auditban megnézzük, melyik ügyfélkörrel érdemes kezdeni.
Melyik feladat viszi el a legtöbb időt a cégében?
Négy rövid kérdés, nagyjából 40 másodperc. Írásban válaszolunk: mivel érdemes kezdeni, nagyjából mennyiért, és mennyi időt adna vissza.