Az irat magától az ügyhöz kerül
Ügyvédi, közjegyzői, tanácsadó és egyéb irodáknak. A beérkező irat az ügyhöz kerül, a határidő a felelős naptárába, a régi anyagban kérdéssel lehet keresni, a sablon az adatlapból kitöltődik, a munkaidőből számla lesz.
- A beérkező irat percek alatt az ügyhöz rendelve, a rendezett mappában van, a felelős értesítést kap.
- A határidő a felelős naptárában áll, előtte emlékeztetővel, nem egy papírlapon.
- A régi iratanyagban kérdéssel keres, és a rendszer mutatja, melyik iratból, melyik oldalról válaszol.
- 18 irat ügyhöz rendelve, 2 új ügy nyitva
- 3 határidő rögzítve a felelősök naptárában, emlékeztetővel
- 2 irat bizonytalan ügyszámmal – ember nézi
- Minden új irat kereshető
- Havi óraszám számlázásra kész: 6 ügyfél
- Fizetési emlékeztető készül 2 ügyfélnek
Hol folyik el az idő, és mi marad belőle.
20–40 óra/hó
ennyi időt visz el jellemzően egy irodában a beérkező iratok rendezése, ügyhöz sorolása és a határidők kézi átvezetése a naptárba
Iratok rendezése
Elolvasni, ügyhöz sorolni, mappába menteni, a felelősnek továbbítani; naponta, minden csatornáról.
Keresés a régi anyagban
„Volt már ilyen ügyünk?” – mappák, régi levelek, kollégák emlékezete, mire előkerül a minta.
Sablon kitöltése
Ugyanazokat az adatokat átírni az adatlapról a mintába, aztán ellenőrizni, nem maradt-e régi név benne.
- 1Irat e-mailben, postán, ügyfélkapun
- 2Valaki elolvassa, ügyhöz sorolja, mappába menti
- 3A határidőt kézzel írja a naptárba
- 4A régi anyagban keresni: mappák, emlékezet
- 5Sablon kitöltése adatlapból, 30–60 perc
- 6Óraszám papírról, hónap végén számla
20–40 óra/hókézi munka, minden hónapban
- Az irat ügyhöz rendelve, a határidő a felelős naptárában, a régi anyag kérdéssel kereshető, a sablon az adatlapból kitöltve, a havi óraszám számlára készen
Percekmarad Önnél: csak a kivételek
Négy dolog, ami a rendszerrel együtt jár.
Irat az ügyhöz rendelve
E-mail, csatolmány, beszkennelt levél: kiolvasva, ügyhöz és ügyfélhez sorolva, a felelősnek jelezve.
Határidő a naptárban
Az iratban szereplő határidő a felelős naptárába kerül, emlékeztetővel; a bizonytalan dátumot ember hagyja jóvá.
Kereső a saját anyagban
Kérdéssel keres a szerződések, beadványok és minták között, és mutatja a forrást, oldalszámmal.
Óraszámból számla
A naptárból és a nyilvántartásból ügyfelenként összeáll a havi óraszám, a számla kiállításra készen.
Hogyan működik, mi kell hozzá, miért most.
Hogyan működik
- A beérkező iratot, legyen e-mail, csatolmány vagy beszkennelt levél, a rendszer kiolvassa, ügyhöz és ügyfélhez sorolja, a rendezett mappába teszi, és jelez a felelősnek. Ami bizonytalan, a kollégához kerül.
- Az iratban szereplő határidő a felelős naptárába kerül, emlékeztetővel. A bizonytalan dátumot ember hagyja jóvá.
- A régi iratanyagban kérdéssel kereshet; a rendszer mutatja a forrást, oldalszámmal, és idézi. A gyakori sablonokat az ügy adatlapjából tölti ki, Ön ellenőrzi.
- A naptárból és a nyilvántartásból ügyfelenként összeáll a havi óraszám, a számla kiállításra készen. Egy ügytípuson indulunk, párhuzamos próbával.
Mi kell hozzá Öntől
- Egy 30 perces beszélgetés.
- A beérkező postafiók és az iratanyag tárhelye.
- A mostani sablonok és az ügynyilvántartás, program vagy táblázat.
- Az irodavezetőtől egy-két óra az első héten, és egy ember, aki a bizonytalan besorolást eldönti.
Miért éri meg most
Az iratok rendezése egy irodában 20–40 óra havonta, 5 200 Ft-os órabérrel 104 000–208 000 Ft, és ez a munka nem igényel szakmai tudást, mégis a szakember ideje megy rá. A keresés a régi anyagban ügyenként 2–5 óra, a sablon kitöltése 30–60 perc dokumentumonként; amit nem számláznak ki, mert nem írták fel, az havonta ennek a többszöröse.
Az irat-rendezés 400 000 Ft-tól indul, fix áron, az üzemeltetés 30 000 Ft/hó-tól. Az első hónapban látszik, hány óra szabadul fel: kereső a saját iratokban.
300 000 Ft-tól, fix áron.
- Ingyenes 30 perces beszélgetés — érdemes-e egyáltalán.
- Átvilágítás 120 000 Ft, 1 hét — írásos terv megtérüléssel; megrendelésnél beszámít.
- Építés 300 000 Ft-tól, fele megrendeléskor, fele átadáskor.
- Üzemeltetés 30 000 Ft/hó-tól, havonta felmondható: felügyelet, javítás, havi összefoglaló.
Kinek való
Amire rá tudjuk kötni
Nem kell semmit lecserélnie: a meglévő programjaira, fiókjaira épül.
Amit gyakran ezzel együtt kérnek
A közös postafiók rendben, a válasz előkészítve
A közös postafiókba érkező leveleket a rendszer témánként szétválogatja, a megfelelő ügyhöz és kollégához rendeli, és a gyakori kérdésekre válaszvázlatot ír. Küldeni mindig ember küld.
Kérdezzen, és az iratai válaszolnak
Egy kérdést ír be köznyelven, és a rendszer a cég saját iratai, árlistái, szerződésmintái és szabályzatai közül megadja a választ. Mellette a dokumentum, amelyből vette.
A lezárt rendelésből magától lesz számla
A webshop-rendelésből, a lezárt munkalapból vagy a teljesítésből a rendszer percen belül kiállítja a számlát, és értesíti a vevőt. Nyugtánál is: e-nyugta-kész.
Reggel látja, ki fizetett és ki nem
A rendszer a számlákat magától összeveti a bankszámla mozgásaival, a lejárt tartozásokra pedig időben emlékeztetőt küld. Önnek csak a nem egyértelmű tételekre kell ránéznie.
Amit a cégvezetők kérdezni szoktak
Az irataink bizalmasak. Hol dolgozza fel őket a rendszer?
Az iroda saját tárhelyén és fiókjaiban, ahol ma is vannak. A feldolgozás Európában fut, minden hozzáférés naplózott, bármikor kikapcsolható, és az iratokból senki más nem tanul.
Mennyibe kerül?
Az irat-rendezés fix áron 400 000 Ft-tól, a kereső a saját anyagban 400 000 Ft-tól, az óraszámból számla 300 000 Ft-tól indul. Az üzemeltetés 30 000 Ft/hó-tól, havonta felmondható. A folyamat-audit 120 000 Ft, ami 60 napon belüli megrendelésnél beszámít.
Mi van, ha rossz ügyhöz sorol egy iratot?
Ami nem egyértelmű, azt a rendszer nem sorolja be, hanem megjelöli, és a kollégának adja a lehetséges ügyekkel. Az egyértelműt besorolja, és minden besorolás egy kattintással átrakható; a rendszer ebből tanul.
A kereső válaszát el lehet hinni?
A kereső nem ír véleményt: megmutatja, melyik iratban, melyik oldalon van a keresett rész, és idézi. A döntés és a szöveg megírása az irodánál marad.
Mi kell tőlünk az induláshoz?
Egy 30 perces beszélgetés, a beérkező postafiók, az iratanyag tárhelye és a mostani sablonok. Az első héten az irodavezetőtől egy-két óra kell.
Melyik feladat viszi el a legtöbb időt a cégében?
Négy rövid kérdés, nagyjából 40 másodperc. Írásban válaszolunk: mivel érdemes kezdeni, nagyjából mennyiért, és mennyi időt adna vissza.