A közös postafiók rendben, a válasz előkészítve
A közös postafiókba érkező leveleket a rendszer témánként szétválogatja, a megfelelő ügyhöz és kollégához rendeli, és a gyakori kérdésekre válaszvázlatot ír. Küldeni mindig ember küld.
- A kolléga nem válogat, hanem ellenőriz és küld – az ismétlődő válasz egy kattintás.
- Egy reklamáció sem marad napokig válasz nélkül, egy határidő sem marad fejben.
- A postafiók nem egy ember fejében él: szabadság alatt is megy.
| Levél | Téma | Ügy | Vázlat |
|---|---|---|---|
| Hol a csomagom? – K. Péter | Rendelés | #4821 | ✓ |
| Számlát kérnék – Béta Kft. | Számla | SZ-2026-1187 | ✓ |
| Sérülten érkezett – M. Anna | Reklamáció | #4790 | ! |
| Ajánlatkérés 200 db – Gamma Zrt. | Ajánlat | új ügy | × |
Ugyanaz a munka, csak nem Önök csinálják.
20–60 óra/hó
ennyi levél-válogatást és ismétlődő választ vált ki jellemzően egy közös postafióknál
- 1Levél a közös postafiókba
- 2Valaki elolvassa és továbbküldi
- 3Kikeresi a rendelést vagy az ügyet
- 4Ugyanazt a választ megírja újra
- 5A határidő fejben marad
20–60 óra/hókézi munka, minden hónapban
- A levél már témára bontva, ügyhöz rendelve, a válasz vázlata kész — a kolléga ellenőriz és küld
Percekmarad Önnél: csak a kivételek
Négy dolog, ami a rendszerrel együtt jár.
Válogatás témák szerint
Rendelés, reklamáció, számla, ajánlatkérés, belső, szemét – az Önökkel közösen beállított témákra.
Ügyhöz rendelés
Kikeresi a rendelést, ügyfelet vagy ügyszámot, és a levél mellé teszi; a sürgőset megjelöli.
Válaszvázlat a kollégának
A gyakori kérdésekre a saját adataikból: csomag állapota, számla másolata, következő szabad időpont.
Határidő a naptárba
Ha egy levélben határidő van, bekerül a naptárba vagy a feladatlistára; heti összesítő témánként.
Hogyan működik, mi kell hozzá, miért most.
Hogyan működik
- Válogat. Minden beérkező levelet témába sorol: rendelés, reklamáció, számla, ajánlatkérés, belső, szemét. A háttérben mesterséges intelligencia olvassa a levelet, nem kulcsszó-lista.
- Ügyhöz rendel és kioszt. Kikeresi a hozzá tartozó rendelést vagy ügyszámot, a levelet a felelős kollégához teszi, a sürgőset megjelöli.
- Vázlatot ír. A gyakori kérdésekre a meglévő adatokból válaszvázlat készül; a kolléga ellenőrzi és küldi.
- Határidőt jelez. Ami a levélben határidő, az a naptárba vagy a feladatlistára kerül; amit nem tud besorolni, az egy „nézze meg” mappába – nem vész el.
Mi kell hozzá Öntől
- Hozzáférés a kijelölt postafiókhoz (például info@ vagy rendeles@) – csak ahhoz.
- A mostani témák listája és néhány jó válaszlevél mintának.
- Egy kolléga, aki az első két hétben visszajelez a válogatásra és a vázlatokra.
- Döntés arról, mely levéltípus mehet később magától.
Miért éri meg most
Egy közös postafióknál a válogatás és az ismétlődő válaszok havonta 20–60 óra, irodáknál az iratok ügyhöz rendelése 20–40 óra; 5 200 Ft/órás bérköltséggel már 30 óra is 156 000 Ft/hó. A levelek száma a forgalommal együtt nő – aki most rendezi, annál a szezon csúcsán sem torlódik fel a postafiók.
A Sajó Autó Group 30+ élő automatizálásának jó része egy-egy postafiók figyelésével kezdődött. Az audit 120 000 Ft, az építés 400 000 Ft-tól, az üzemeltetés 30 000 Ft/hó-tól. Nézze meg, mit csinálunk kereskedő cégeknek és webshopoknak, vagy számolja ki a kalkulátorban, mennyi időt ad vissza.
400 000 Ft-tól, fix áron.
- Ingyenes 30 perces beszélgetés — érdemes-e egyáltalán.
- Átvilágítás 120 000 Ft, 1 hét — írásos terv megtérüléssel; megrendelésnél beszámít.
- Építés 400 000 Ft-tól, fele megrendeléskor, fele átadáskor — 3–4 hét.
- Üzemeltetés 30 000 Ft/hó-tól, havonta felmondható: felügyelet, javítás, havi összefoglaló.
Kinek való
Amire rá tudjuk kötni
Nem kell semmit lecserélnie: a meglévő programjaira, fiókjaira épül.
Amit gyakran ezzel együtt kérnek
Kérdezzen, és az iratai válaszolnak
Egy kérdést ír be köznyelven, és a rendszer a cég saját iratai, árlistái, szerződésmintái és szabályzatai közül megadja a választ. Mellette a dokumentum, amelyből vette.
A lezárt rendelésből magától lesz számla
A webshop-rendelésből, a lezárt munkalapból vagy a teljesítésből a rendszer percen belül kiállítja a számlát, és értesíti a vevőt. Nyugtánál is: e-nyugta-kész.
A rendelésből magától lesz számla
Webshopoknak, nagykereskedéseknek és több csatornán árulóknak. A számlázás, a szállítói számlák és a vevői levelek nem a kolléga estéit viszik el.
Amit a cégvezetők kérdezni szoktak
Mennyibe kerül?
Fix áron 400 000 Ft-tól, a postafiókok és a kapcsolt rendszerek számától függően. Fele megrendeléskor, fele átadáskor. Az üzemeltetés 30 000 Ft/hó-tól, havonta felmondható.
Magától válaszol az ügyfeleinknek?
Alapból nem. A rendszer vázlatot ír, a kolléga ellenőrzi és küldi. Ha egy levéltípusnál hetekig nincs javítás, például egy „hol a csomagom” kérdésnél, Ön dönthet úgy, hogy ott már magától menjen ki.
Olvassa a rendszer az összes levelünket?
Csak a kijelölt postafiókokat, például info@ vagy rendeles@. A levelek a saját fiókjaiban maradnak, a feldolgozás az Európai Unión belül fut, és az adatból nem tanul semmilyen külső rendszer. Minden hozzáférés naplózott.
Mi kell tőlünk?
Hozzáférés a kijelölt postafiókhoz, a mostani témák listája, és néhány jó válaszlevél mintának. Az első két hétben a kollégák visszajelzéséből finomítjuk a válogatást és a vázlatokat.
Mi van, ha elromlik?
Ha a rendszer egy levelet nem tud besorolni, az egy „nézze meg” mappába kerül, nem vész el. Ha a postafiók-kapcsolat megszakad, a felügyelet riaszt, és mi javítjuk.
Melyik feladat viszi el a legtöbb időt a cégében?
Négy rövid kérdés, nagyjából 40 másodperc. Írásban válaszolunk: mivel érdemes kezdeni, nagyjából mennyiért, és mennyi időt adna vissza.