470+ számla begépelés nélkül, 99%-os pontossággal
Szkennelt számlakötegekből kereshető, ellenőrzött nyilvántartás lett. A rendszer kiolvas és ellenőriz, az ember jóváhagy, és senki nem gépel.
- 470+ számla feldolgozva élesben
- 1 400 teszteset a kiolvasás ellenőrzésére
- 99% pontosság a teszteken
| Számla | Kiolvasva | Összegek egyeznek | Állapot |
|---|---|---|---|
| 1. számla | ✓ | ✓ | jóváhagyásra kész |
| 2. számla | ✓ | ✓ | jóváhagyásra kész |
| 3. számla | ✓ | ! | megállt – ember nézi |
| 4. számla | × | – | olvashatatlan – kézi |
Mi volt a gond
A Sajó Autó Groupnál (hat márka, 59 kolléga) a bejövő számlák egy része papíron és szkennelt kötegekben érkezett: egy PDF-ben sokszor több számla, eltérő szállítótól, eltérő formában.
Az adatokat kézzel gépelték be: szállító, számlaszám, dátum, összeg, áfa. A köteg nem volt kereshető, egy fél évvel korábbi számláért lapozni kellett. A gépelés két költséggel jár: az idővel (egy 10–50 fős cégnél 15–30 óra havonta) és az elütéssel, ami csak a könyvelésnél derül ki.
Mit építettünk
- A rendszer a kötegből szétválasztja a számlákat, és mindegyikből kiolvassa a fejlécet: szállító, számlaszám, kelt, határidő, nettó, áfa, bruttó.
- Minden kiolvasott számlát rögzített szabályok ellenőriznek, például hogy a nettóból és az áfából kijön-e a bruttó. Ami nem megy át, megáll.
- A kolléga nem gépel, hanem jóváhagy: az ellenőrzött tételeket egy pillantással átnézi, a megjelölteket javítja.
- Minden számla kereshető nyilvántartásba kerül az eredeti szkennelt oldallal; élesítés előtt 1 400 teszteset futott, és minden módosításnál újra fut.
Mi lett belőle
470+ számla ment át élesben gépelés nélkül, 99%-os pontossággal az 1 400 teszten. A 99% nem azt jelenti, hogy minden századik hibás marad, hanem azt, hogy minden századik megáll, és ember javítja, mielőtt továbbmenne. A régi kötegek kereshetők lettek.
20 megspórolt óra havonta nagyságrendileg 104 000 Ft bérköltség. Ugyanez ráépíthető az Ön számlázójára, NAV-ellenőrzéssel, 500 000 Ft-tól: bejövő számlák beolvasása.
470+ számla
feldolgozva élesben, kézi gépelés nélkül, 1 400 teszten 99%-os pontossággal
- 470+ számla feldolgozva élesben
- 1 400 teszteset a kiolvasás ellenőrzésére
- 99% pontosság a teszteken
- Minden tétel kötelező ellenőrzésen és emberi jóváhagyáson megy át
Kapcsolódó megoldások
A bejövő számlák maguktól bekerülnek a könyvelésbe
A NAV-ból és a postafiókból érkező számlákat a rendszer magától beolvassa, ellenőrzi és könyvelésre előkészíti. Önnek csak a kivételeket kell megnéznie.
Reggel látja, ki fizetett és ki nem
A rendszer a számlákat magától összeveti a bankszámla mozgásaival, a lejárt tartozásokra pedig időben emlékeztetőt küld. Önnek csak a nem egyértelmű tételekre kell ránéznie.
Kérdezzen, és az iratai válaszolnak
Egy kérdést ír be köznyelven, és a rendszer a cég saját iratai, árlistái, szerződésmintái és szabályzatai közül megadja a választ. Mellette a dokumentum, amelyből vette.
Ugyanezt a cégének is megépítjük.
Mondja el, melyik feladat viszi a legtöbb órát, és 24 órán belül írásban válaszolunk: mivel kezdenénk, mennyiért, mennyi idő alatt.